pedoman penulisan proposal dan pelaporan keg

MATERI 1

PETUNJUK PENULISAN  PROPOSAL & PELAPORAN KEGIATAN

Oleh Nurdi S.Ag M.Pd

 

1.     Definisi Proposal

Kata proposal berasal dari bahasa Inggris yang di dalam bahasa Indonesia mempunyai pengertian usul; tawaran; rencana; perencanaan; pengajuan; atau lamaran. Pengertian itu kemudian meluas menjadi penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan. Dan pada akhirnya, dalam pembicaraan ini kata proposal diberi pengertian sebagai suatu rencana kerja yang disusun secara sistematik dan terinci untuk suatu kegiatan yang bersifat formal.

Sebuah lembaga, instansi, organisasi, bahkan individu yang menginginkan hasil kerja secara optimal, selayaknya mereka mampu membuat perencanaan secara matang. Langkah prakerja yang diperhitungkan oleh individu atau tim pelaksana secara teoritis itulah yang kita kenal sebagai penyusunan proposal

2. Jenis-Jenis Proposal

Berdasarkan bentuknya, proposal dapat dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu: proposal berbentuk formal, semiformal, dan nonformal.

Proposal berbentuk formal terdiri atas tiga bagian utama, yaitu:

1)  bagian pendahuluan, yang terdiri atas: sampul dan halaman judul, surat pengantar (kata pengantar), ikhtisar, daftar isi, dan pengesahan permohonan;

2) isi proposal, terdiri atas: latar belakang, pembatasan masalah, tujuan, ruang lingkup, pemikiran dasar (anggapan dasar), metodologi, fasilitas, personalia (susunan panitia), keuntungan dan kerugian, waktu, dan biaya;

3) bagian pelengkap penutup, yang berisi daftar pustaka, lampiran, tabel, dan sebagainya.

Proposal semiformal dan nonformal merupakan variasi atau bentuk lain dari bentuk proposal formal karena tidak memenuhi syarat-syarat tertentu atau tidak selengkap seperti proposal bentuk formal.

3. Ciri-Ciri Proposal
1. Proposal dibuat untuk meringkas kegiatan yang akan dilakukan
2. Sebagai pemberitahuan pertama suatu kegiatan
3. Berisikan tujuan-tujuan, latar belakang acara
4. Pastinya proposal itu berupa lembaran-lembaran pemberitahuan yang telah di jilid yang nantinya diserahkan kepada si empunya acara
5. dan lain-lain yang sulit untuk dijelaskan (dicari).

4.  Isi /sistematika Proposal

Jenis dari isi proposal ada dua, seperti yang diatas adalah isi proposal yang berbentuk kompleks, dan yang sederhana meliputi : nama kegiatan (judul), dasar pemikiran, tujuan diadakannya kegiatan, ruang lingkup, waktu dan tempat kegiatan, penyelenggara (panitia), anggaran biaya, dan penutup.

Atau  Secara umum proposal memiliki komponen atau unsur-unsur sebagai
berikut:
a. nama kegiatan,
b. dasar pemikiran/latar belakang

c. tujuan dan manfaat kegiatan,

d. tema kegiatan

e. peserta kegaiatan
f. ruang lingkup/ketentuan pelaksanaaan  
g. waktu dan tempat kegiatan,
h. penyelenggara atau panitia,

i. jadwal kegiatan
j. anggaran biaya,
k. penutup.

Penulisan proposal yang lebih kompleks digunakan pada saat seseorang mempunyai program yang besar, misalnya menulis karangan ilmiah yang berupa tesis atau disertasi ataupun proposal kegiatan.

5. Jabaran unsur/komponen proposal

Adapun penjelasan unsure / komponen pada proposal kegiatan pada umumnya sebagai berikut :

a. Nama Kegiatan

Nama kegiatan yang direncanakan tidak ubahnya sebuah judul proposal.
Oleh sebab itu nama tersebut harus dibuat semenarik mungkin sehingga
menimbulkan rasa keingintahuan seorang pembaca.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan nama seperti berikut ini:
1) sesuai topik atau pokok permasalahan dalam kegiatan,
2) singkat, padat, dan jelas,
3) sebaiknya diungkapkan dalam bentuk frase.

b. Dasar Pemikiran

Dasar pemikiran dalam proposal merupakan alasan mengapa kegiatan
itu harus dilaksanakan. Dalam hal ini, penyusun proposal diharapkan dapat menunjukkan arti pentingnya pelaksanaan kegiatan yang akan dilaksanakan

c. Tujuan dan Manfaat

Tujuan proposal yaitu sesuatu yang akan dicapai kegiatan yang
direncanakan tersebut. Dalam langkah kerja, tujuan ini akan berfungsi
mengarahkan aktivitas sehingga tidak mengalami lepas kontrol dari sasaran. Biasanya, tujuan dibedakan atas dua hal yaitu: tujuan jangka pendek dan jangka panjang.
Dalam merumuskan tujuan, harus diingat pula manfaat yang akan dicapai, baik itu manfaat bagi individu perencana maupun manfaat bagi masyarakat umum atau khalayak.

d. Ruang Lingkup

Ruang lingkup kegiatan harus jelas, artinya penyusun proposal harus
menetapkan batas-batas pokok permasalahan, sasaran peserta, wilayah, dan aspek lain yang memerlukan pembatasan. Dari pembatasan ini seorang pembaca proposal dapat mengetahui kedalaman dan keluasan objek materi yang direncakan.

e . Waktu dan Tempat Kegiatan

Penentuan waktu dan tempat kegiatan sepertinya mudah, tetapi penyusun proposal jangan sekali-kali meremehkan hal ini. Faktor ini sangat menunjang keberhasilan kegiatan, bahkan sekali salah perhitungan mengenai waktu atau tempat, kegiatan akan mengalami kerugian yang besar. Terlebih-lebih jika penyusunan proposal ini bertujuan untuk mencari sponsor dalam rangka penggalangan dana, faktor waktu dan tempat dapat mempengaruhi penilai proposal sampai pada penentuan disetujui atau ditolaknya proposal tersebut.

f. Penyelenggara/Panitia

Penyusun proposal dapat bersifat pribadi atau tim. Biasanya penyusun
yang bersifat tim mengatasnamakan suatu organisasi.

Untuk membentuk panitia, penyusun proposal harus jeli dalam menempatkan personal-personalnya sebab dengan membaca kepanitiaan ini seseorang dapat memperkirakan kualitas kegiatan. Ingat, penempatan orang orang yang terkenal sering mempengaruhi pembaca bahkan penyelenggara sering dianggap sebagai jaminan kualitas kegiatan.

g. Anggaran Biaya

Proposal yang baik selalu mencantumkan rincian biaya penyelenggaraan kegiatan. Sebaiknya biaya itu diperhitungkan secara logis dan realistis, baik itu pemasukan maupun pengeluarannya. Estimasi pembiayaan yang dibuat oleh seorang penyusun proposal akan menjadi pertimbangan calon penyandang dana atau donatur.

Anggaran biaya dapat dibedakan menjadi tiga bagian, yaitu: persiapan, operasional dan laporan/hasil.

h. Penutup

Penutup merupakan akhir pembicaraan perencanaan kegiatan. Oleh
sebab itu, bagian ini merupakan rayuan terakhir penyusun proposal kepada pembaca atau penilainya untuk menentukan diterima atau ditolaknya suatu proposal.

Untuk itu, pada bagian ini penyusun proposal harus dapat memotivasi calon penyandang dana, donatur, sponsor, atau partisipan dengan cara menunjuk-kan rasa optimistis (positive thinking) terhadap kegiatan yang direncanakan.

6. Sistematika laporan kegiatan

Biasanya penulisan susunan laporan bentuknya sangat sangat berfariasi tinggal seseorang yang melaporkan kegiatan namun minimal ada beberapa komponen yang harus dilaporkan :

a.     Dasar

b.     Tujuan kegiatan

c.      Sasaran

d.     Pelaksanaan

e.     Tempat

f.      Sumberdana

g.     Yang terlibat

h.     Factor penunjang

i.       Hambatan dan solusi

j.      Hasil yang dicapai

7. Ketentuan dalam pembuatan proposal maupun laporan

a. Syarat proposal dan laporan

1. benar/obyektif

2. jelas dan cermat

3. legkap

4. langsung mengenai sasaran

5. tegas dan konsisten

6. tepat pada waktu

7. tepat penerimanya

b. Pengetikan Proposal dan laporan kegiatan

1. Kertas kuarto/A4

2. Diketik 2/1.5 spasi

3. Batas kiri 4 cm-kanan 3 cm – atas dan bawah 3 cm

8. Latihan membuat Proposal

a. bentuklah kelompok dengan anggota 4-6 orang

b. lalu rundingkan  jenis kegaiatan apa ? missal Tahun baru Hijriyah dll

c. kerjakan dengan sungguh-sungguh

Makalah ini disampaikan pada kegiatan LDKS MA Salafiyah Sekaran Lamongan 28  Oktober 2011 sehingga Apa yang tertuang dan terkandung dalam makalah ini tidak akan lepas dari kelemahan dan kekurangan oleh karena itu saya mengharapkan kritik dan saran konstruktif dari para pembaca yang budiman. Syukron and Af1

MATERI 2

ADMINISTRASI OSIS

Dalam administrasi suatu organisasi ini meliputi : Persuratan dan pengarsipan dan buku buku administrasi yang harus ada dalam organisasi OSIS. Adapun penjelasannya sebagai berikut :

1.     Macam jenis surat berdasarkan keputusan menteri pendidikan dan kebudayaan  no.09/U/1995 telah diettapkan jenis surat sebagai berikut :

a.     surat dinas b.     nota dinas c.      memo d.     surat pengantar e.     surat kawat f.      surat keputusan

g.     surat edaran h.     surat udangan i.       surat tugas j.      surat kuasa k.     surat pengumuman l.        surat pernyataan

2.     Bagian bagian  surat dan fungsinya

a.     kepala surat untuk mengenal identitas pemberi surat

b.     tanggal surat yaitu tanggal pebuatan surat

c.      nomor surat

d.     lampiran tentang petunjuk dokumen yang harus disertakan bersama surat

e.     perihal yaitu petunjuk intisari  surat

f.      alamat yang ditujuh  yaitu kemana surat itu disampaikan

g.     salam pembuka  sebagai awal pembicaraan

h.     isi surat  yaitu uraian pokok masalah sebagaimana tercantum dalam perihal surat

i.       salam penutup sebagai penutup pembukaan

j.      tembusan jika ada pihak lain yang dianggap perlu untuk mengetahui isi surat

3.     Buku Administrasi dalam organisasi yang harus ada

a. buku anggota

No	Nama siswa	L/P	Tpt Tgl Lahir	Pendidikan	Alamat
1	Sutina	P	Lmg 4 Maret 1974	SMA	Siman

b. buku agenda surat masuk

No	Tanggal penerima	No Agenda	Alamat pengrim	No Surat Tanggal	Perihal	Ditujukan kepada	Catatatn

c. buku agenda surat keluar

No	Tanggal	No Surat	Dikirim kepada	No Surat tanggal	Perihal	Hub dg surat lain	Catatan

d. buku ekspedisi  

Tgl Kirm	No urut surat	Tgl dan no surat	Isi pokok surat	Dikirim kepada	Paraf penerima
1

e.buku notulen rapat

1.     Hari tanggal        :

2.     Pukul                 :

3.     Tempat              :

4.     Pimpinan rapat    :

5.     Yang diundang    :

6.     Yang hadir          :

No	Pokok masalah /agenda pembahasan	Uraian /penjelasan masalah /pembahasan	pelaksana	Waktu tindak lanjut	Keterangan
1

Siman 28 Oktober 2010

Mengetahui                  Ketua osis                                   sekretaris

Pembina osis      

------------                             --------------                      ------------------

f. buku tamu

Tgl	Nomor	Nama	Pekerjaan	Maksud kunjungan	Diterima oleh	catatan	Tanda tangan

g. buku inventaris barang

No	No induk buku	Kode barang	Nama barang	Ket barang	Banyak satuan	Tahun pembelian	Keadaan barang	Harga barang

h. buku agenda kegiatan

No	waktu	Jenis kegiatan	sasaran	pekasana	tempat	Sumberdana	dana	Hasil yang dicapai
1

a. buku daftar hadir rapat

No	Nama siswa	jabatan	alamat	Tanda tangan